планирование обучения

Гид по планированию обучения

Как правильно назначать обучение в ТренингСпэйс
Раздел «Расписание» предназначен для планирования и управления программами обучения, для каждой из которых создается планирование — совокупность настроек того, когда начнется сессия обучения, кто будет участвовать, кто проводить тренинги и т.д.

Сотрудник, имеющий доступ к расписанию, может назначать время обучения, выбирать сотрудников и тренера для проведения тренингов и выполнять другие настройки.

Доступ к расписанию

Раздел доступен для следующий пользовательских ролей.
Тренер
Может редактировать только отдельные тренинг-сессии, которые закреплены за ним в системе.
Менеджер по обучению, Руководитель по обучению
Могут назначать тренеров, выбирать время, приглашать участников, редактировать и удалять назначенные программы своей организации.
Супервизор
Может просматривать информацию по программам и тренингам и переходить в отдельные тренинг-сессии.

Статусы планирования

Учебная программа и модули в расписании могут иметь 4 состояния:

«Запланировано» — программе назначено время, тренер/куратор, приглашены участники. Обучение не начато.
«В процессе» — обучение по планированию начато, но не окончено.
«Завершено» — обучение по планированию завершено.
«Неактивное» — удаленное планирование. На него нельзя записаться, в каталоге, аналитике, календаре и разделе «Мое обучение» не отображается.
Фильтрация
Если вам нужно найти планирование, соответствующее определенным условиям, используйте готовые фильтры или собственные дополнительные поля. По умолчанию вы можете фильтровать программы обучения по дате начала, статусу, ответственному (тренеру, куратору). Как создать и настроить дополнительные поля, читайте здесь.
Главная страница раздела «Расписание».

Как назначить обучение

1. Перейдите на вкладку «Расписание» в главном меню.
2. Нажмите на кнопку «Запланировать» в правом верхнем углу.
3. В открывшемся окне «Новое планирование» вам будут доступны следующие вкладки:
Программа
Здесь нужно выбрать в выпадающем списке программу, которую вы хотите назначить. После этого появится редактор настроек для каждого блока:

Дата. Дата начала каждого блока программы.
Время. Время старта блока.
Длительность. Планируемая продолжительность сессии (выставляется автоматически в соответствии с параметрами, установленными методологом в конструкторе).
Тренер (куратор). Выберите основного тренера, который будет проводить тренинг и на которого будет записана данная сессия. Если планируется блок микрообучения, то вместо тренера назначается куратор. В качестве куратора также добавляется пользователь с ролью «Тренер».
Место. Место проведения мероприятия (доступно только для блоков типа «Раздатка»).
Окно с настройками назначения программы и модулей.
Параметры планирования
На этой вкладке доступны следующие опции и настройки:

Запись по коду

1. С полной регистрацией. При выборе этой опции пользователю нужно будет указать имя, фамилию, почтовый адрес и пароль.
2. С частичной регистрацией. При выборе этой опции пользователю нужно будет указать только имя и фамилию. Ввод почтового адреса и пароля не потребуется.
3. Код. Шестизначный код, по которому участник сможет записаться на программу. С помощью специальной иконки справа от кода его можно скопировать и отправить участникам.
4. Лимит участников. Ограничение на количество участников, которые могут записаться на учебное мероприятие.
ВАЖНО! Запись на обучение по коду распространяется на всю программу, а не на конкретную тренинг-сессию. То есть пользователь, записавшийся по коду, будет иметь доступ ко всей программе, а не только к конкретному тренингу.
Запись через каталог

1. С отображением для всех. При выборе этой опции все пользователи вашей организации с ролью «Участник» будут видеть программу в каталоге.
2. С отображением для выделенных лиц. При выборе этой опции программа будет видна только участникам, которые соответствуют указанным правилам. Правила формируются на основе дополнительных полей.
а) Лимит участников — ограничение на количество участников, которые смогут записаться в данное назначение через каталог.
б) Параметр — выберите дополнительное поле с типом"Пользователь", по которому будет осуществляться отображение программы в каталоге. Можно использовать сразу несколько параметров.
в) Условие — выберите подходящее условие для дополнительного поля, чтобы только целевая аудитория организации могла видеть запланированную программу в каталоге. Типы условий могут быть следующими:
«Соответствует»
«Не соответствует»
«Больше»
«Меньше»
«Диапазон»
«Cодержит»
«Один из»
Окно с настройками обучения.
Пользователь сможет записаться на программу через каталог только один раз. После этого он не увидит программу в списке доступных в каталоге.
Участники
Списки участников формируются вручную, то есть каждого участника нужно пригласить на программу отдельно.

Как найти нужных пользователей?

Поиск. Используйте поиск по имени, фамилии и email.
Фильтры. Применяйте фильтры по группе пользователей или примените дополнительные поля.

Как добавить пользователей в список планирования?

Отметьте нужных пользователей в общем списке и нажмите на кнопку «Добавить». При этом вы можете добавить сразу всех участников или их диапазон. Для этого выберите первого участника в общем списке, после чего зажмите SHIFT и отметьте последнего с помощью левой кнопки мыши.
Окно назначения обучения конкретным пользователям.
Как пригласить участников по email?

1. Нажмите «Пригласить» в графе «Вы можете пригласить участников по электронной почте».
2. Введите электронные адреса пользователей через запятую и нажмите кнопку «Пригласить».
Укажите адреса пользователей, которых вы хотите пригласить на обучение.
Если какие-то адреса были указаны неверно — система добавит участников только с корректными email, а по пользователям остальным выдаст ошибку.

Если пользователь был добавлен корректно, он будет записан в нужное назначение, а на его почту придет уведомление. Текст уведомления вы можете редактировать в меню «Настройки» — «Уведомления». Подробнее о уведомлениях читайте здесь.

Как редактировать планирование

Для того, чтобы отредактировать уже назначенное планирование, зайдите в «Расписание» и кликните на нужное планирование в списке:

 — клик на название программы откроет редактор для всей программы;
 — клик на название модуля откроет редактор модуля.

Внесите нужные корректировки и сохраните изменения.

Как удалить назначение

Откройте нужное планирование в режиме редактирования и нажмите кнопку «Удалить» в правом верхнем углу экрана:
Окно редактирования с возможностью удалить активное назначение.
Последствия удаления:

— Планирование более не будет отображаться в списке активных для вашей организации.
— Удаленные (неактивные) назначения в списке можно отличить по бледно-серому оттенку.
— Такие планирования не будет видно пользователям с ролью «Участник» в «Календаре», «Моем обучении» и «Каталоге». Запись по коду мероприятия будет недоступна.
— Пользователи с ролью «Тренер» также не будут видеть удаленное планирование в «Календаре» и «Аналитике по тренингам».

Как восстановить планирование

1. Отфильтруйте планирования в календаре по статусу «Неактивный».
2. Кликните на нужное планирование, чтобы открыть редактор.
3. Нажмите на иконку «Восстановить» в правом верхнем углу. После этого планирование появится в списке активных.
Окно редактирования, где вы можете восстановить ранее удаленное назначение.