Справочный центр
планирование обучения
Гид по расписанию
Как правильно назначать обучение в ТренингСпэйс
Раздел «Расписание» предназначен для планирования и управления программами обучения, для каждой из которых создается планирование — совокупность настроек того, когда начнется сессия обучения, кто будет участвовать, кто проводить тренинги и т.д.
Сотрудник, имеющий доступ к расписанию, может назначать время обучения, выбирать сотрудников и тренера для проведения тренингов и выполнять другие настройки.
Сотрудник, имеющий доступ к расписанию, может назначать время обучения, выбирать сотрудников и тренера для проведения тренингов и выполнять другие настройки.
Доступ к расписанию
Раздел доступен для следующий пользовательских ролей.
Тренер
Видит все запланированные мероприятия своей организации, но редактировать может только отдельные тренинг-сессии, которые закреплены за ним в системе.
Менеджер по обучению, Руководитель по обучению
Могут назначать тренеров, выбирать время, приглашать участников, редактировать и удалять назначенные программы своей организации.
Супервизор
Может просматривать информацию по программам и тренингам и переходить в отдельные тренинг-сессии.
Состояния и статусы планирования
Учебная программа и модули в расписании могут иметь 2 состояния:
«Удаленный» —неактивное планирование. В интерфейсе отображается перечеркнутым. На него нельзя записаться, в каталоге, аналитике, календаре и в разделе «Мое обучение» у Участника оно не будет отображаться.
«Активный» — актуальное планирование, на которое можно записаться. Активное состояние может иметь 3 статуса:
«Запланировано» — программе назначено время, тренер/куратор, приглашены участники. Обучение не начато.
«В процессе» — обучение по планированию начато, но не окончено.
«Завершен» — обучение по планированию окончено.
«Удаленный» —неактивное планирование. В интерфейсе отображается перечеркнутым. На него нельзя записаться, в каталоге, аналитике, календаре и в разделе «Мое обучение» у Участника оно не будет отображаться.
«Активный» — актуальное планирование, на которое можно записаться. Активное состояние может иметь 3 статуса:
«Запланировано» — программе назначено время, тренер/куратор, приглашены участники. Обучение не начато.
«В процессе» — обучение по планированию начато, но не окончено.
«Завершен» — обучение по планированию окончено.
Группировка и фильтрация
Если вы хотите объединить планирования по определенному признаку, можно воспользоваться группировкой. Группировка доступна по следующим критериям:
- Назначение
- Дата начала
- Ответственный
Если вам нужно найти планирование, соответствующее определенным условиям, используйте системные фильтры или фильтры по собственным дополнительным полям. По умолчанию вы можете фильтровать программы обучения по дате начала, программе, состоянию, статусу, ответственному (тренеру, куратору). Как создать и настроить дополнительные поля, читайте здесь.
- Назначение
- Дата начала
- Ответственный
Если вам нужно найти планирование, соответствующее определенным условиям, используйте системные фильтры или фильтры по собственным дополнительным полям. По умолчанию вы можете фильтровать программы обучения по дате начала, программе, состоянию, статусу, ответственному (тренеру, куратору). Как создать и настроить дополнительные поля, читайте здесь.
Главная страница раздела «Расписание».
Как назначить обучение
1. Перейдите на вкладку «Расписание» в главном меню.
2. Нажмите на кнопку «Запланировать» в правом верхнем углу.
3. В открывшемся окне «Новое планирование» вам будут доступны следующие вкладки:
2. Нажмите на кнопку «Запланировать» в правом верхнем углу.
3. В открывшемся окне «Новое планирование» вам будут доступны следующие вкладки:
Программа
Здесь нужно выбрать в выпадающем списке программу, которую вы хотите назначить. После этого появится редактор настроек для каждого блока:
Дата. Дата начала каждого блока программы.
Время. Время старта блока.
Длительность. Планируемая продолжительность сессии (выставляется автоматически в соответствии с параметрами, установленными методологом в конструкторе).
Тренер (куратор). Выберите основного тренера, который будет проводить тренинг и на которого будет записана данная сессия. Если планируется блок микрообучения, то вместо тренера назначается куратор. В качестве куратора также добавляется пользователь с ролью «Тренер».
Место. Место проведения мероприятия (доступно только для блоков типа «Раздатка»).
Дата. Дата начала каждого блока программы.
Время. Время старта блока.
Длительность. Планируемая продолжительность сессии (выставляется автоматически в соответствии с параметрами, установленными методологом в конструкторе).
Тренер (куратор). Выберите основного тренера, который будет проводить тренинг и на которого будет записана данная сессия. Если планируется блок микрообучения, то вместо тренера назначается куратор. В качестве куратора также добавляется пользователь с ролью «Тренер».
Место. Место проведения мероприятия (доступно только для блоков типа «Раздатка»).
Окно с настройками назначения программы и модулей.
Параметры планирования
На этой вкладке доступны следующие опции и настройки:
Запись по коду
1. С полной регистрацией. При выборе этой опции пользователю нужно будет указать имя, фамилию, почтовый адрес и пароль.
2. С частичной регистрацией. При выборе этой опции пользователю нужно будет указать только имя и фамилию. Ввод почтового адреса и пароля не потребуется.
3. Код. Шестизначный код, по которому участник сможет записаться на программу. С помощью специальной иконки справа от кода его можно скопировать и отправить участникам.
4. Лимит участников. Ограничение на количество участников, которые могут записаться на учебное мероприятие.
2. С частичной регистрацией. При выборе этой опции пользователю нужно будет указать только имя и фамилию. Ввод почтового адреса и пароля не потребуется.
3. Код. Шестизначный код, по которому участник сможет записаться на программу. С помощью специальной иконки справа от кода его можно скопировать и отправить участникам.
4. Лимит участников. Ограничение на количество участников, которые могут записаться на учебное мероприятие.
Запись на обучение по коду распространяется на всю программу, а не на конкретную тренинг-сессию. То есть пользователь, записавшийся по коду, будет иметь доступ ко всей программе, а не только к конкретному тренингу.
Внимание! При регистрации по коду система воспринимает каждого участника как анонима, поэтому если участник трижды заходил в тренинг по коду и принимал участник в активностях, с вашего тарифа будет списано 3 человеко-тренинга.
Как этого избежать? Чтобы исключить многократные заходы в комнату по коду, отправляйте участникам прямую ссылку на сессию тренинга или на комнату. Тогда при возникновении технических проблем и повторном входе участник будет сразу попадать в комнату, не регистрируясь по коду еще раз.
Если участник использует приложение, списание лишних человеко-часов исключено. При возникновении технических проблем участник сразу попадает в «Мое обучение».
Как этого избежать? Чтобы исключить многократные заходы в комнату по коду, отправляйте участникам прямую ссылку на сессию тренинга или на комнату. Тогда при возникновении технических проблем и повторном входе участник будет сразу попадать в комнату, не регистрируясь по коду еще раз.
Если участник использует приложение, списание лишних человеко-часов исключено. При возникновении технических проблем участник сразу попадает в «Мое обучение».
Запись через каталог
1. С отображением для всех. При выборе этой опции все пользователи вашей организации с ролью «Участник» будут видеть программу в каталоге.
2. С отображением для выделенных лиц. При выборе этой опции программа будет видна только участникам, которые соответствуют указанным правилам. Правила формируются на основе дополнительных полей.
а) Лимит участников — ограничение на количество участников, которые смогут записаться в данное назначение через каталог.
б) Параметр — выберите дополнительное поле с типом"Пользователь", по которому будет осуществляться отображение программы в каталоге. Можно использовать сразу несколько параметров.
в) Условие — выберите подходящее условие для дополнительного поля, чтобы только целевая аудитория организации могла видеть запланированную программу в каталоге. Типы условий могут быть следующими:
«Соответствует»
«Не соответствует»
«Больше»
«Меньше»
«Диапазон»
«Cодержит»
«Один из»
2. С отображением для выделенных лиц. При выборе этой опции программа будет видна только участникам, которые соответствуют указанным правилам. Правила формируются на основе дополнительных полей.
а) Лимит участников — ограничение на количество участников, которые смогут записаться в данное назначение через каталог.
б) Параметр — выберите дополнительное поле с типом"Пользователь", по которому будет осуществляться отображение программы в каталоге. Можно использовать сразу несколько параметров.
в) Условие — выберите подходящее условие для дополнительного поля, чтобы только целевая аудитория организации могла видеть запланированную программу в каталоге. Типы условий могут быть следующими:
«Соответствует»
«Не соответствует»
«Больше»
«Меньше»
«Диапазон»
«Cодержит»
«Один из»
Окно с настройками обучения.
Пользователь сможет записаться на программу через каталог только один раз. После этого он не увидит программу в списке доступных в каталоге.
Участники
Списки участников формируются вручную, то есть каждого участника нужно пригласить на программу отдельно.
Как найти нужных пользователей?
Поиск. Используйте поиск по имени, фамилии и email.
Фильтры. Применяйте фильтры по группе пользователей или примените дополнительные поля.
Фильтры. Применяйте фильтры по группе пользователей или примените дополнительные поля.
Как добавить пользователей в список планирования?
Отметьте нужных пользователей в общем списке и нажмите на кнопку «Добавить». При этом вы можете добавить сразу всех участников или их диапазон. Для этого выберите первого участника в общем списке, после чего зажмите SHIFT и отметьте последнего с помощью левой кнопки мыши.
Окно назначения обучения конкретным пользователям.
Как пригласить участников по email через расписание?
1. Нажмите «Пригласить» во вкладке Участники во время редактирования планирования во вкладе Участники в графе «Вы можете пригласить участников по электронной почте».
2. Введите электронные адреса участников через запятую с пробелом и нажмите кнопку «Пригласить».
2. Введите электронные адреса участников через запятую с пробелом и нажмите кнопку «Пригласить».
Укажите адреса пользователей, которых вы хотите пригласить на обучение.
Если какие-то адреса были указаны неверно — система добавит участников только с корректными email, а по пользователям остальным выдаст ошибку.
Если пользователь был добавлен корректно, он будет записан в нужное назначение, а на его почту придет уведомление. Текст уведомления вы можете редактировать в меню «Настройки» — «Уведомления». Подробнее об уведомлениях читайте здесь.
Если пользователь был добавлен корректно, он будет записан в нужное назначение, а на его почту придет уведомление. Текст уведомления вы можете редактировать в меню «Настройки» — «Уведомления». Подробнее об уведомлениях читайте здесь.
Приглашение участников по электронной почте доступно только при новом планировании. Если вы редактируете планирование, приглашение по электронной почте будет недоступно!
Смешанная регистрация
Вы можете использовать смешанную регистрацию — по коду, электронной почте, через общий список. Лимит участников при этом распространяется только на участников по коду, зашедших в комнату по коду.
Как редактировать планирование
Для того, чтобы отредактировать уже назначенное планирование, зайдите в «Расписание» и кликните на название нужного планирования в списке. Откроется окно редактирования:
В окне редактирования вы можете изменять настройки планирования.
Чтобы отредактировать нужный модуль планирования — нажмите на название планирования (программы). Откроется окно редактирования планирования, где можно будет внести корректировки по нужному модулю:
Окно редактирования настроек модуля.
Внесите нужные корректировки и сохраните изменения.
Тренер также может редактировать модулю в планировании, но только те, которые запланированы на него. Модулю запланированные на других ответственных - будут отображаться для него неактивными и отредактировать их будет невозможно.
Тренер также может редактировать модулю в планировании, но только те, которые запланированы на него. Модулю запланированные на других ответственных - будут отображаться для него неактивными и отредактировать их будет невозможно.
При нажатии на название модуля вы перейдете в соответствующую сессию обучения, а не на страницу редактирования модуля.
Как удалить планирование
Откройте нужное планирование в режиме редактирования и нажмите кнопку «Удалить» в правом верхнем углу экрана:
Окно редактирования с возможностью удалить активное назначение.
Последствия удаления:
— Планирование более не будет отображаться в списке активных для вашей организации.
— Удаленные планирования в списке можно отличить по бледно-серому оттенку.
— Такие планирования не будет видно пользователям с ролью «Участник» в «Календаре», «Моем обучении» и «Каталоге». Запись по коду мероприятия будет недоступна.
— Пользователи с ролью «Тренер» также не будут видеть удаленное планирование в «Календаре» и «Аналитике по тренингам».
— Планирование более не будет отображаться в списке активных для вашей организации.
— Удаленные планирования в списке можно отличить по бледно-серому оттенку.
— Такие планирования не будет видно пользователям с ролью «Участник» в «Календаре», «Моем обучении» и «Каталоге». Запись по коду мероприятия будет недоступна.
— Пользователи с ролью «Тренер» также не будут видеть удаленное планирование в «Календаре» и «Аналитике по тренингам».
Как восстановить планирование
1. Отфильтруйте планирования в календаре по статусу «Неактивный».
2. Кликните на нужное планирование, чтобы открыть редактор.
3. Нажмите на иконку «Восстановить» в правом верхнем углу. После этого планирование появится в списке активных.
2. Кликните на нужное планирование, чтобы открыть редактор.
3. Нажмите на иконку «Восстановить» в правом верхнем углу. После этого планирование появится в списке активных.
Окно редактирования, где вы можете восстановить ранее удаленное назначение.
